Сьогодні складно знайти керівників підприємств, власників бізнесу, юристів та бухгалтерів, які у своїй роботі не стикалися би із таким бухгалтерським документом, як акт звірки взаємних розрахунків.
Сьогодні складно знайти керівників підприємств, власників бізнесу, юристів та бухгалтерів, які у своїй роботі не стикалися би із таким бухгалтерським документом, як акт звірки взаємних розрахунків.
Наприклад, якщо суб’єкт господарювання має контракт, у рамках якого він перманентно здійснює постачання товарів, робіт або послуг, що оформлюється лише первинним бухгалтерським документом, без оформлення окремих договорів, з часом можуть виникнути проблеми обліку розрахунків підприємства. Вказані проблеми полягають у тому, що контрагент може здійснювати нерегулярну оплату, наприклад одні накладні оплачені повністю, інші частково, несвоєчасна оплата, сплата авансів тощо.
При таких розрахунках підприємство може допуститися помилок щодо віднесення тих чи інших платежів на відповідні поставки. Крім того, бізнес зобов’язаний періодично проводити інвентаризацію, у тому числі дебіторської та кредиторської заборгованості. Саме у таких випадках у нагоді стає акт звірки взаємних розрахунків.
Однак, часто цей обліковий інструмент використовується не за його основним призначенням, зокрема, як основний документ по стягненню дебіторської заборгованості.
Що необхідно врахувати при стягненні заборгованості, використовуючи в якості доказу акт звірки взаємних розрахунків.
Перед усім, акт звірки взаємних розрахунків не є первинним бухгалтерським документом, а є документом, що фіксує розмір заборгованості.
Первинним бухгалтерським документом, є документ, що відповідає вимогам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерській облік та фінансову звітність в Україні» підтверджує здійснення суб’єктами господарювання господарської операції. Найпоширенішими первинними бухгалтерськими документами є видаткова та прибуткова накладні, товаро-транспортна накладні, акти виконаних робіт, наданих послуг, акти приймання-передачі тощо.
Вказані документи супроводжують господарську операцію та підтверджують вчинення сторонами договору дій, що призводять до зміни у структурі їх активів та зобов’язань.
Водночас, акт звірки взаємних розрахунків не призводить до зміни у структурі активів та зобов’язань сторін договору, а лише фіксує наявність певної заборгованості за певний період на конкретну дату.
Позиція про те, що акт звірки взаємних розрахунків не є первинним бухгалтерським документом неодноразово підтверджувалася Постановами Верховного Суду (справа № 905/1198/17, 910/1389/18). У цілому така позиція на сьогодні підтримується господарськими судами.
Щоправда, у справі № 910/1389/18 Верховний Суд визначив, що підписання акту звірки взаємних розрахунків є дією щодо визнання боргу та підставою для переривання перебігу строків позовної давності.
Таким чином, належним доказом дебіторської заборгованості перед позивачем можуть бути лише первинні бухгалтерські документи, якими була оформлена угода та які ,відповідно, підтверджують зміну у структурі активів та зобов’язань сторін цієї угоди.
Водночас, 04.12.2019 Касаційний господарський суд у складі Верховного Суду прийняв постанову у справі № 916/1727/17, у якій зазначив, що:
«Разом з цим, акт звірки може вважатися доказом у справі у підтвердження певних обставин, зокрема у підтвердження наявності заборгованості суб`єкта господарювання, її розміру, визнання боржником такої заборгованості тощо. Однак, за умови, що інформація, відображена в акті підтверджена первинними документами та акт містить підписи уповноважених на його підписання сторонами осіб. Як правило, акти звірок розрахунків (чи заборгованості) складаються та підписуються бухгалтерами контрагентів і підтверджують остаточні розрахунки сторін на певну дату. Відсутність в акті звірки підписів перших керівників сторін або інших уповноважених осіб, які мають право представляти інтереси сторін, у тому числі здійснювати дії, направлені на визнання заборгованості підприємства перед іншими суб`єктами господарювання, означає відсутність в акті звірки юридичної сили документа, яким суб`єкт господарської діяльності визнає суму заборгованості. Слід також зазначити, що чинне законодавство не містить вимоги про те, що у акті звірки розрахунків повинно зазначатись формулювання про визнання боргу відповідачем. Підписання акту звірки, у якому зазначено розмір заборгованості, уповноваженою особою боржника, та підтвердження наявності такого боргу первинними документами свідчить про визнання боржником такого боргу».
При цьому, Верховний Суд не визначив, що акт звірки взаємних розрахунків є безумовним доказом визнання заборгованості, а вказує, що, за певних обставин, він може таким вважатися.
Таким чином, акт звірки взаємних розрахунків, за умови його належного оформлення та підписання уповноваженими особами, є доказом визнання суб’єктом господарювання заборгованості перед своїм контрагентом, за умови підтвердження наявності такої заборгованості відповідними первинними бухгалтерськими документами.
Що необхідно врахувати.
По-перше, у будь-якому разі розмір заборгованості повинен бути підтверджений належними, допустимими та достатніми доказами, тобто первинними бухгалтерськими документами, що підтверджують здійснення сторонами господарської операції, на підставі якої виникла заборгованість.
По-друге, акт звірки взаємних розрахунків повинен бути складений уповноваженими особами, як зазначив Верховний Суд, зазвичай акти звірки оформлюють бухгалтери підприємств. Як правило, бухгалтер перебуває у штаті підприємства і у своїй роботі керується наказами по підприємству, наказом про облікову політику та своїми посадовими інструкціями.
Саме посадова інструкція – це основний документ, що визначає обсяг прав, обов’язків та відповідальності працівника, у тому числі бухгалтера підприємства.
Отже, якщо посадовими інструкціями або довіреністю бухгалтеру підприємства не надано права підписувати акт звірки взаємних розрахунків, можна вважати, що акт підписаний неуповноваженою на те особою.
Що робити, якщо акт звірки взаємних розрахунків складений помилково або неуповноваженою особою?
Порушення бухгалтером або іншою посадовою особою, на яку покладено обов’язок вести бухгалтерський облік на підприємстві, є підставою для притягнення такої особи до дисциплінарної відповідальності, відповідно до ст. ст. 147-149 Кодексу законів про працю України.
Таким чином, якщо на підприємстві було виявлено складення акту звірки взаємних розрахунків без відповідної вказівки керівника підприємства або неуповноваженою особою, необхідно провести внутрішнє розслідування з метою притягнення винної особи до дисциплінарної відповідальності.
Акт про проведення внутрішнього розслідування та наказ про притягнення особи до дисциплінарної відповідальності можуть бути залучені в якості доказів, що підтверджують відсутність повноважень у підписанта акту взаємних розрахунків.
