В епоху цифрових технологій питання захисту персональних даних стало одним із ключових як для бізнесу, так і для звичайних громадян. Будь-яке підприємство, організація чи державна установа, яка збирає, зберігає або використовує персональні дані фізичних осіб, зобов’язана отримати згоду на таку обробку. Оформлюється ця згода через заяву на обробку персональних даних, яка має відповідати вимогам Закону України “Про захист персональних даних”.

Неправильно складена заява може призвести до штрафів, претензій від контролюючих органів або навіть визнання зібраних даних незаконними. У цій статті розглянемо, як правильно оформити таку заяву, в яких випадках вона потрібна, що має містити, і додамо практичний зразок.

Що таке заява на обробку персональних даних і коли вона потрібна

Заява на обробку персональних даних — це документ, у якому фізична особа (суб’єкт даних) надає письмову згоду іншій стороні (володільцю бази) на обробку своїх особистих даних. Це може бути:

• ПІБ, дата народження, ІПН;

• паспортні та контактні дані;

• дані про місце роботи, освіту;

• банківська інформація;

• IP-адреса, геолокація;

• медичні або інші чутливі дані (тільки з письмовою згодою).

Заява потрібна:

• при прийомі на роботу;

• при заповненні анкети чи реєстраційної форми на сайті;

• під час участі у бонусній програмі, лотереї чи заході;

• при реєстрації в особистому кабінеті;

• при укладенні договорів.

Законодавча база

Основним нормативним актом є Закон України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 № 2297-VI. Згідно зі ст. 2 цього Закону:

“Персональні дані — це відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.”

А ст. 6 вимагає, щоб обробка даних здійснювалася лише з згоди суб’єкта персональних даних, за винятком передбачених законом випадків (наприклад, обробка для виконання зобов’язань за договором або з метою виконання державних функцій).

Що повинна містити заява на обробку персональних даних

✔️ ПІБ особи, яка дає згоду.
✔️ Дані суб’єкта (паспорт, адреса, ІПН, контактний номер).
✔️ Найменування особи/організації, якій надається згода.
✔️ Конкретна мета обробки.
✔️ Види персональних даних, які будуть оброблятись.
✔️ Обсяг повноважень (обробка, передача, зберігання, знищення).
✔️ Строк, на який надається згода.
✔️ Інформація про можливість відкликання згоди.
✔️ Дата, підпис.

Заява на обробку персональних даних — зразок

ЗАЯВА

Я, Пилипчук Ірина Вікторівна, яка проживає за адресою: м. Київ, вул. Вишгородська, буд. 3, кв. 24, ІПН 3456712345, паспорт серія МК №123456,

даю згоду ТОВ “Альфа Груп” (код ЄДРПОУ 41234567), юридична адреса: м. Київ, вул. Печерська, буд. 12,

на обробку моїх персональних даних: прізвища, імені, по батькові, дати народження, контактного телефону, адреси електронної пошти, місця проживання, ідентифікаційного номера, а також даних, що можуть бути отримані в процесі моєї співпраці з компанією (в тому числі банківських та платіжних реквізитів).

Згода надається для цілей:

• ведення кадрового обліку,

• виконання умов договору,

• здійснення бухгалтерського обліку,

• надання інформаційних послуг,

• участі в маркетингових програмах.

Я поінформована, що:

• персональні дані можуть передаватися третім особам у межах чинного законодавства;

• я маю право відкликати цю згоду у будь-який момент шляхом письмового звернення.

Ця згода чинна протягом 5 (п’яти) років або до моменту відкликання.

Дата: 31.07.2025
Підпис: _______________

Чим загрожує відсутність такої заяви

⚠️ Для юридичних осіб: штрафи від 17 000 до 34 000 грн, перевірки Уповноваженого ВРУ з прав людини, судові позови від фізичних осіб.

⚠️ Для фізичних осіб, які зберігають чужі дані (наприклад, ФОП, керівники ОСББ): зобов’язання припинити обробку, видалити дані, нести персональну відповідальність у разі витоку.

Наявність коректно складеної заяви на обробку персональних даних — це не формальність, а захист і довіра як до бізнесу, так і до фізичної особи.

Юридична порада: як діяти правильно

✅ Якщо ви — роботодавець, керівник, підприємець, обов’язково оформлюйте письмові згоди з кожним працівником, підрядником або клієнтом. Зберігайте копії в особових справах.

✅ Якщо ви — громадянин, не підписуйте такі заяви “автоматом”, уважно читайте, на що саме даєте згоду, та за можливості — обмежуйте передачу третім особам.

✅ Якщо ви — юрист або HR, розробіть шаблон і затвердьте його як корпоративний стандарт.

📞 Захищайте свої дані юридично грамотно. Телефонуйте 096 311 03 97 — ми підготуємо індивідуальну заяву або весь пакет документів з урахуванням вашої діяльності.